EventPlanner: software de gestión de eventos corporativos a medida, con IA y sin lock-in

Si organizas eventos corporativos con un Excel disperso, carpetas de Drive sin estructura, hilos de email infinitos y tres SaaS verticales que no se hablan entre ellos — y cada año pierdes media plantilla durante semanas en operativa que se podría automatizar — EventPlanner es la plataforma que sustituye todo ese caos por un único sistema. Hecho a medida sobre una base ya construida, instalado en tu hosting, con tu código y tus datos. Sin coste por usuario, sin lock-in.

El dolor que resuelve

Quien ha organizado un evento corporativo serio reconoce el patrón:

• Listado de sponsors en un Excel que comunicación nunca tiene actualizado.
• Asistentes en Eventbrite, sin forma fácil de saber qué entradas son de qué sponsor.
• Facturas llegando por email — alguien las descarga, alguien las archiva en Drive, alguien las apunta en otro Excel para el presupuesto.
• Después del evento, dos semanas de trabajo manual para construir el dossier de prensa.
• Al año siguiente, otra vez desde cero, porque nada estaba estructurado.

Para empresas que organizan uno o dos eventos serios al año, las soluciones SaaS verticales (Splash, Bizzabo, Cvent, Hopin) son demasiado caras y demasiado rígidas. Lo que necesitan es un sistema que se ajuste exactamente a su workflow, con su branding, con sus integraciones específicas — y que les pertenezca.

Caso real en producción: Mallorca Real Estate Summit 2026

EventPlanner está operando hoy en el Mallorca Real Estate Summit, encuentro anual del sector inmobiliario en Mallorca organizado por Borbalán y Grup Serra. La quinta edición se celebró el 16 de abril de 2026 en el Castillo Hotel Son Vida.

Publicamos en este mismo blog el análisis SEO y GEO del summit, y el evento también aparece referenciado en plataformas del ecosistema como SOA Concierge, el servicio de concierge digital premium para Mallorca.

Cifras verificables del despliegue actual:

• 16+ sponsors estructurados en 5 niveles de patrocinio (main partner, leading sponsor, partner, cosponsor, colaborador), con auto-vinculación de asistentes a sponsor por nombre del ticket.
• 12+ ponentes confirmados, incluyendo perfiles institucionales (consellería, ayuntamiento, asociaciones sectoriales del sector real estate).
• ~600 asistentes esperados, sincronizados desde Eventbrite con desglose por ticket class y por sponsor.
• 181 items de briefing operativo generados automáticamente desde los datos del evento, distribuidos en 5 fases (pre-evento, cena previa, montaje, durante, post-evento).
• Facturas entrando por email a una dirección dedicada, procesadas con IA en cuestión de segundos.

"Las ediciones anteriores del Summit las coordinábamos entre tres personas pegadas a Excel, Drive y email durante semanas. La edición 2026 la llevó una sola persona, con la mayor parte del trabajo operativo asistido por la propia plataforma. El dossier post-evento, que históricamente nos ocupaba días, se generó en una tarde con los datos ya cargados."

Equipo Borbalán, organizador del Mallorca Real Estate Summit

Cómo funciona — cuatro flujos clave

Flujo 1: factura entra por email, sale en presupuesto

1. Llega un PDF de factura por email a una dirección dedicada del evento (facturas@mail.tudominio.com).
2. Claude procesa el PDF en formato nativo (sin OCR de tercero) y extrae proveedor, NIF, número de factura, fecha, base imponible, IVA, importe total y concepto.
3. El sistema busca match por similitud de nombre con los sponsors del evento. Si encuentra coincidencia, vincula la factura al sponsor automáticamente.
4. Se abre un modal de revisión con todos los datos pre-rellenados. La persona responsable confirma o corrige en 30 segundos.
5. Un click en "Crear partida desde este documento" genera la entrada en presupuesto con datos correctos y el PDF archivado en Drive vinculado a la partida.

Esto es algo que ningún SaaS genérico hace: requiere lógica específica del sector, integración con la base de datos del evento concreto y un prompt de extracción afinado al tipo de facturas que llegan.

Flujo 2: briefing operativo auto-generado

Esta es probablemente la pieza más singular del sistema. Cuando se confirman sponsors, ponentes y autoridades, EventPlanner genera automáticamente un checklist operativo cronológico de 80-100 ítems distribuidos en cinco fases del evento.

Por sponsor confirmado, el sistema crea ítems del tipo:

• "Reclamar logo vectorial en alta resolución para programa impreso"
• "Agendar foto institucional con representante en el evento"
• "Validar listado de asistentes confirmados a 7 días vista"
• "Confirmar materiales corporativos para entrega"

Por autoridad detectada (consellera, alcaldesa, presidente de asociación), se generan ítems protocolarios:

• "Silla reservada fila 1"
• "Recibimiento protocolario en puerta"
• "Foto institucional con organizadores"

Cada ítem es agrupable por tipo, expandible y marcable como completado por el responsable asignado. Es lenguaje de eventos institucionales y corporativos — no de networking app de conferencia tech, que es lo que cubren la mayoría de SaaS de eventos.

Flujo 3: dossier de prensa con citation index (anti-alucinación)

1. Después del evento, un click en "Generar informe IA".
2. Claude busca online con su capacidad nativa de web search, complementando con los PDFs de clipping físico que el equipo haya subido.
3. Genera un dossier completo: portada con branding del evento, resumen ejecutivo, highlights, sponsors agrupados por tier, ponentes confirmados, cobertura de prensa agrupada por medio, redes sociales con engagement visible, galería de fotos.
4. Cada cita del dossier lleva un citation index que Claude inserta automáticamente referenciando el documento o URL fuente. Si el index no coincide con ninguna fuente real, el contenido se marca como sospechoso. Es trazabilidad real, no marketing.
5. Export a PDF directo, listo para enviar a sponsors como cierre oficial del evento.

Flujo 4: Eventbrite sincronizado y vinculado a sponsors

1. Desde Eventbrite, el organizador copia el event_id y un API token personal.
2. En EventPlanner, edita el evento y los pega en la sección de integración.
3. Click en "Sync Eventbrite". Se descargan todas las inscripciones, los cupos por ticket class y las órdenes de venta con sus comisiones.
4. Cada asistente se vincula automáticamente al sponsor correspondiente por el nombre del ticket.
5. Los KPIs se refrescan: cuántos inscritos por sponsor, cuánto cupo queda, tasa de asistencia, ingresos netos tras comisión Eventbrite.

Stack: por qué es rápido de implementar y no tiene lock-in

Tres decisiones técnicas que parecen aburridas pero importan al cliente:

PHP 8 + MySQL + Vue 3 vía CDN sin build step. Cualquier desarrollador con experiencia clásica puede abrir el código y modificarlo en cinco minutos. Sin npm install, sin webpack, sin migraciones de framework cada año. El código de hoy seguirá funcionando igual en 2030 sin reescritura forzada por deprecaciones.

Hosting compartido estándar. Dinahosting, SiteGround, IONOS, cualquier hosting PHP/MySQL barato sirve. No hay dependencias de Vercel, Supabase ni ecosistemas propietarios.

APIs externas configurables y reemplazables. Anthropic (Claude) para los flujos de IA, Google Drive para almacenamiento, Mailgun para email transaccional, Eventbrite para ticketing. Las claves viven en tu fichero .env. Si mañana decides cambiar Anthropic por otro proveedor, son dos líneas de código.

El resultado: cero lock-in. Si dejas de trabajar con SopyApp, te llevas el código y la base de datos a otro proveedor en una mañana. Es lo opuesto a un SaaS que te sube el precio o cierra el servicio cuando quiere.

Plazos reales de implementación

Tiempos honestos, no comerciales:

• "Como MRES, con tu marca y tus sponsors": 2 semanas calendario.
• Cliente nuevo desde la base con personalizaciones específicas: 3-5 semanas.
• Integraciones complejas custom (CRM corporativo, ERP propietario, ticketing exótico): añadir 2-3 semanas extra por integración compleja.

Lo que acelera tanto: una base ya construida con módulos probados (sponsors, ponentes, asistentes, presupuesto, documentos, clipping, equipos, media, chat IA) y un patrón modular replicable. Añadir una entidad nueva al sistema lleva aproximadamente una hora si existe el patrón.

Modelo: llave en mano + mantenimiento opcional

EventPlanner se entrega como una implementación llave en mano:

• Adaptamos la base existente a tu evento, branding, sponsors y workflow específico.
• Te entregamos el sistema funcionando, instalado en el hosting que tú elijas.
• Formamos al equipo que va a operarlo.
• Eres dueño del código y de los datos desde el día uno.

Opcionalmente, contrato de mantenimiento mensual en el que:

• Vigilamos que el sistema funcione (uptime, logs, backups).
• Aplicamos actualizaciones de seguridad y mejoras.
• Resolvemos incidencias técnicas.
• Coordinamos con APIs externas si hay cambios (Eventbrite breaking changes, versionado de Anthropic).

Sin contrato de mantenimiento, el sistema sigue funcionando — pero la gestión técnica te toca a ti.

Costes que el cliente paga directamente (no a SopyApp): hosting compartido (~10-30€/mes), API de Anthropic según uso, Google Drive (gratis hasta cierto volumen), Mailgun (gratis hasta cierto volumen), Eventbrite si lo usas (su tarifa habitual).

Importe de implementación inicial y de mantenimiento mensual: a consultar según alcance. Trabajamos con eventos corporativos profesionales que tienen presupuesto formal, sponsors estructurados y 100+ asistentes — no es un SaaS de 30€/mes y no estamos buscando ese cliente.

Para quién NO es

No vendemos a todo el mundo. EventPlanner no es la herramienta correcta si:

• Organizas eventos masivos pasivos (festivales 10K+ asistentes, conciertos, grandes ferias). Para eso, sistemas de ticketing puro como Eventbrite o Fever están mejor preparados.
• Haces eventos en serie idénticos (50 webinars al año con la misma plantilla). Un SaaS de webinars como Demio o Livestorm cubre esto mejor.
• No quieres mantener nada y prefieres pagar 30€/mes a un SaaS para olvidarte. Lo entendemos — pero ese no es nuestro modelo.
• Necesitas app móvil nativa para asistentes con check-in QR offline, networking 1:1 in-app, agenda personalizada por usuario. EventPlanner es web responsive, no app nativa.
• Buscas marketplace de integraciones plug-and-play con Salesforce, HubSpot, Slack, Zoom, Marketo, Pardot. Integramos lo que necesitas, pero no tenemos catálogo pre-conectado.

Filtrar mal-fit por adelantado nos ahorra tiempo a todos.

¿Y si esto te encaja?

Si organizas eventos corporativos serios, te has identificado con el patrón del Excel + Drive + cuatro SaaS, y quieres un sistema que se ajuste a tu workflow real (no al revés), hablemos. Una demo de 30 minutos te lo enseña funcionando con datos similares al tuyo y nos sirve para darte una valoración concreta.

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