DevPlanner: software a medida para promotoras inmobiliarias pequeñas, con IA trazable y sin lock-in

Si gestionas una promoción inmobiliaria con socios inversores, parcelas en distintas fases, asesores fiscales y legales externos, equipo de obra y notaría — y la información del proyecto vive dispersa entre Gmail, Drive, hilos de WhatsApp, escrituras notariales, certificaciones de obra y hojas de cálculo — DevPlanner es la plataforma a medida que unifica todo el rastro documental, la trazabilidad de decisiones y el control financiero en un único expediente vivo. Hecho a medida sobre una base ya construida, instalado en tu hosting, con tu código y tus datos.

El dolor que resuelve

Quien gestiona una promotora inmobiliaria pequeña-mediana reconoce el patrón:

• Pierdes media mañana cada vez que necesitas contestar "¿en qué quedó esto?".
• Las escrituras notariales viven en una carpeta de Drive, las certificaciones de obra en otra, los movimientos financieros en una hoja de cálculo y las decisiones del último consejo de socios en un hilo de email que solo tú sabes encontrar.
• Cada socio te pregunta lo mismo en momentos distintos y le acabas reenviando los mismos PDFs adjuntos con tres meses de retraso.
• El asesor manda escrituras al equipo, alguien las descarga, alguien las archiva, alguien las apunta en un Excel financiero, y nadie tiene la versión última.
• Cuando alguien deja la empresa, todo ese conocimiento operativo se va con esa persona.

Para promotoras pequeñas y medianas, los SaaS sectoriales especializados (Idealista Promotor, Cubicup y similares) están diseñados para promociones grandes con equipos de quince personas y resultan caros y rígidos. La alternativa más común es el patchwork de Notion + Drive + Excel financiero + Asana + Gmail filtrado, todo coordinado a mano. Lo que necesitas es un sistema pensado para tu sector y tu tamaño, con tu workflow específico, integrado con email como canal natural de entrada — y que te pertenezca.

Caso real en producción

DevPlanner está operando hoy en una promoción de branded residences en el norte de España. Sociedad pequeña con varios socios inversores, 3 parcelas en distintas fases (una en obra al 37% de ejecución, una en proceso de adquisición, una en estudio), equipo externo de obra, asesoría fiscal-legal y notaría implicada en cada operación.

Datos verificables del despliegue actual:

• 3 parcelas registradas con su catastro, vendedor, precio, presupuesto de ejecución material, constructora asignada y % de obra ejecutada.
• 1 parcela activa en obra real con seguimiento de hitos y certificaciones.
• 24 tablas de base de datos que modelan el dominio completo (promociones, parcelas, socios, contactos, emails, documentos, reuniones, actas, acciones, hitos, movimientos financieros, discrepancias).
• ~37 endpoints operativos cubriendo el ciclo completo del expediente.
• 5 días naturales desde el primer commit hasta la v1 utilizable en producción real.

Migración completa de un patchwork de Drive + Excel + Gmail a expediente único en menos de una semana. El email de la promoción se reenvía por todos los implicados a una dirección dedicada (dp-<promo>@mail.tudominio.com) que clasifica el correo con IA, vincula el adjunto al documento oficial, y propone acciones automáticamente.

Cómo funciona — cuatro flujos clave

Flujo 1: email entrante clasificado con IA y vinculado al expediente

1. Un asesor manda una escritura por email a la dirección de la promoción (dp-<promo>@mail.tudominio.com). Cualquier implicado puede simplemente poner esa dirección en CC para que el correo entre.
2. El webhook de Mailgun recibe el correo y lo guarda como entidad de la base de datos.
3. Claude Haiku 4.5 lo clasifica automáticamente: tipo (legal, financiero, técnico, comercial, administrativo), nivel de confianza, resumen ejecutivo y 1-3 sugerencias de acción concretas.
4. El sistema sugiere automáticamente la parcela y el contacto relevantes basándose en los datos de la promoción.
5. Si el correo trae adjunto, se ejecuta una detección SHA-256 de duplicados antes de promoverlo a documento oficial. Si es nuevo, se crea con versionado; si es una versión nueva de algo existente, se vincula como nueva versión.
6. El sistema propone vincular el documento a una reunión donde se discuta o a una acción que lo cierre.

Flujo 2: acta de reunión con flujo de aprobación firmada por asistentes

Esta es probablemente la pieza más singular de DevPlanner como sistema legal-operativo:

1. Tras una reunión de socios o consejo, se levanta un acta en estado borrador.
2. Pasa a en revisión: cada asistente recibe un token único de aprobación por email. Cada token vincula al asistente con la versión exacta del acta.
3. Los asistentes aprueban (o solicitan correcciones) desde su email, sin necesidad de loguearse a la plataforma.
4. Cuando todos los asistentes han aprobado, el acta pasa a aprobada.
5. Una vez aprobada, se puede congelar. A partir de ese momento queda como traza inmutable: cualquier modificación crea una versión nueva con su propia ronda de aprobación.

Ningún SaaS genérico (Notion, Asana, Monday) tiene "acta congelada" como entidad legal con tokens de aprobación individuales. Para promotoras con socios que necesitan trazabilidad de decisiones (qué se aprobó, cuándo, por quién), esta pieza por sí sola justifica el sistema.

Flujo 3: chat IA con citations clickables y permission-aware

1. Cualquier usuario con acceso al sistema puede hacer una pregunta en lenguaje natural al chat: "¿en qué quedó el aval de la parcela P79?", "dame el resumen del último consejo de socios", "qué facturas pendientes hay del constructor X".
2. El agente (Claude Sonnet 4.5) tiene 9 herramientas de lectura sobre la base de datos. Hace tool use en bucle hasta encontrar la respuesta.
3. Las herramientas respetan los permisos del rol: un técnico no puede leer financiero, un socio no puede ver promociones ajenas. Si el agente intenta acceder fuera de su scope, recibe permission_denied y se lo reporta al usuario.
4. Cada respuesta lleva citations clickables en formato [doc id=12] o [email id=44]. La interfaz las renderiza como hipervínculos al detalle real del sistema.
5. Si el agente cita un ID inexistente, el link da 404 y el problema se detecta inmediatamente. Cero invención: el system prompt prohíbe explícitamente afirmaciones factuales no respaldadas por un tool result.
6. En esta primera fase, el chat solo lee. Las acciones de escritura (crear acción, archivar email, redactar correo) llegan en una segunda fase con plan-mode y aprobación humana antes de ejecutarse.

Flujo 4: vinculación cruzada con auditoría completa

Cualquier entidad de DevPlanner se puede vincular a cualquier otra:

• Un email puede vincularse a una parcela, a un contacto, a una reunión, a una acción y a un movimiento financiero — todo a la vez.
• Un documento puede ser la "fuente" de una reunión, el "soporte" de una acción y el "adjunto original" de un email.
• Una acción puede tener un email de origen, varios de seguimiento y un documento de cierre.

Cada vinculación queda guardada en BD con su tipo (origen / relacionado / seguimiento / cierre / adjunto). Desde cualquier punto se puede navegar la red completa. En Notion lo improvisas con backlinks que se rompen al renombrar páginas; aquí está modelado como datos relacionales.

Una pieza específica que ningún SaaS hace: el pacto de socios cifrado

El pacto de socios es la entidad más sensible en una promotora pequeña: contiene los porcentajes de participación, el préstamo individual de cada socio, los intereses pactados, las fechas de devolución y las condiciones de salida.

En DevPlanner los campos sensibles del pacto se guardan con cifrado AES-256 a nivel de base de datos. Solo los socios con permiso pueden ver su parte; el resto del equipo (técnicos, asesores externos) ni siquiera ve filas redactadas. Si un día tienes que entregar un dump de la BD a un peritaje, los campos sensibles aparecen cifrados — no en claro.

Stack: por qué es rápido de implementar y no tiene lock-in

Decisiones técnicas que parecen aburridas pero importan al cliente:

PHP 7.4 + MariaDB 11.8 + Bootstrap 5 + JS vanilla. Sin framework propietario, sin build step de JavaScript, sin Docker. Cualquier desarrollador con experiencia clásica se sitúa en el código en un día. El proyecto compila y corre en cualquier hosting compartido europeo decente. Es el primo pragmático de EventPlanner con stack equivalentemente sobrio.

Hosting compartido estándar. Dinahosting, SiteGround, IONOS, cualquier hosting PHP/MySQL sirve. No hay dependencias de Vercel, Supabase ni ecosistemas propietarios.

APIs externas configurables y reemplazables. Mailgun para email entrante, Google Drive (Service Account) para sync de documentos, Anthropic Claude para los flujos de IA. Las claves viven en tu fichero .env. Si mañana decides cambiar de proveedor SMTP-inbound o de modelo de IA, el código está preparado para sustituir sin reescritura.

El resultado: lock-in técnico bajo.

• Código: PHP vanilla portable a cualquier hosting compartido en minutos.
• Datos: BD MySQL/MariaDB estándar — exportable con mysqldump.
• Documentos: ya están en Google Drive del cliente, no en almacenamiento propietario nuestro.
• Emails: archivados como filas de tabla con body_text y body_html. Migrables.

Plazos reales de implementación

Tiempos honestos, no comerciales:

• Caso de referencia: 5 días naturales desde el primer commit hasta v1 utilizable en producción real. Con la base actual, ese plazo es replicable.
• Promoción nueva con base existente: 1 semana hábil para una promoción tipo (3-5 parcelas, 5-10 socios, integración email + Drive). Día 1 alta + ruta Mailgun + carpeta Drive; días 2-3 importar documentación histórica; días 4-5 ajuste de naming, categorías de contactos específicas y branding ligero.
• Personalizaciones específicas del cliente (workflow de aprobaciones distinto, naming de entidades sectoriales, integración con un ERP propietario): añadir 1-2 semanas extra por personalización compleja.

Modelo: llave en mano + mantenimiento opcional

DevPlanner se entrega como una implementación llave en mano:

• Adaptamos la base existente a tu promoción, branding, categorías de contactos y workflow específico.
• Te entregamos el sistema funcionando, instalado en el hosting que tú elijas.
• Formamos al equipo (socios, asesores, técnicos) que lo va a operar.
• Eres dueño del código y de los datos desde el día uno.

Opcionalmente, contrato de mantenimiento mensual en el que vigilamos el sistema (uptime, logs, backups), aplicamos actualizaciones de seguridad, resolvemos incidencias técnicas y coordinamos con APIs externas si hay cambios. Sin contrato de mantenimiento, el sistema sigue funcionando — pero la gestión técnica te toca a ti.

Costes que el cliente paga directamente (no a SopyApp): hosting compartido (~5-10€/mes), API de Anthropic Claude (variable según uso, típicamente menos de 5€/mes para una promoción tipo), Mailgun plan básico EU (~35€/mes), Google Drive (lo que ya pagues). Coste operativo total aproximado para una promoción tipo: 50-60€/mes.

Importe de implementación inicial y de mantenimiento mensual: a consultar según alcance. Trabajamos con promotoras pequeñas y medianas que tienen socios inversores formales, varias parcelas en gestión y equipo externo profesional — no es un SaaS de €30/mes y no estamos buscando ese cliente.

Para quién NO es

No vendemos a todo el mundo. DevPlanner no es la herramienta correcta si:

• Eres una promotora grande con más de 50 personas operando en plataforma. El sistema escala razonablemente, pero está pensado para sociedades pequeñas-medianas con socios identificables.
• Necesitas compliance certificado (ISO 27001, SOC 2, ENS Alto). Hoy DevPlanner no lo tiene. Si tu sector lo exige por contratación pública o reglamentariamente, no somos la solución.
• Quieres autoservicio total sin partner técnico. DevPlanner está pensado para clientes que valoran tener a alguien que les adapte la plataforma a su flujo, no para self-service puro.
• Gestionas una sola obra masiva con cientos de subcontratistas. Para ese caso de uso, software sectorial pesado tipo Idealista Promotor o Cubicup está mejor preparado.
• Operas tu negocio desde una app móvil con experiencia offline. DevPlanner es web responsive — funciona en móvil pero no es app nativa.

Filtrar mal-fit por adelantado nos ahorra tiempo a todos.

¿Y si esto te encaja?

Si gestionas una promotora pequeña-mediana con socios inversores, te has identificado con el patrón del Drive + Excel + Gmail + WhatsApp, y quieres un sistema que se ajuste a tu workflow real (no al revés), hablemos. Una demo de 30 minutos te lo enseña funcionando con un caso similar al tuyo y nos sirve para darte una valoración concreta.

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Si te interesan otros aplicativos a medida del mismo enfoque, puedes leer también el caso de EventPlanner — la plataforma equivalente para gestión de eventos corporativos serios.